Perusahaan Ritel yang Pernah Menjadi Kiblat Dunia Pun Bisa Tumbang. Salah Satu Pelajarannya: Jangan Pernah Meremehkan Sistem Inventori. -

Selama puluhan tahun, nama Sears identik dengan ritel modern di Amerika Serikat.

Didirikan pada tahun 1892, perusahaan ini berkembang menjadi salah satu jaringan ritel terbesar di dunia. Pada masa kejayaannya, Sears bersama Kmart mengoperasikan ribuan toko, melayani jutaan pelanggan, bahkan namanya diabadikan pada gedung pencakar langit tertinggi di dunia saat itu, Sears Tower (kini Willis Tower).

Ada ungkapan yang sangat terkenal pada masanya:

“Kalau tidak ada di Sears, kemungkinan besar barang itu memang tidak ada.”

Namun sejarah menunjukkan bahwa sebesar apa pun sebuah perusahaan, tidak ada yang kebal terhadap penurunan.

Keruntuhan Tidak Terjadi Dalam Semalam

Ketika Sears Holdings mengajukan perlindungan kebangkrutan pada tahun 2018, banyak orang mengaitkannya dengan munculnya Amazon, perubahan perilaku konsumen, dan persaingan harga yang semakin ketat.

Semua itu memang benar.

Namun di balik faktor-faktor besar tersebut, terdapat persoalan operasional yang selama bertahun-tahun ikut memperlemah perusahaan.

Salah satunya adalah pengelolaan inventori yang tidak berjalan secara optimal.

Dalam bisnis ritel, inventori bukan sekadar daftar barang.

Inventori adalah uang yang berubah bentuk menjadi produk.

Ketika perusahaan tidak mengetahui secara akurat jumlah, lokasi, dan nilai barang yang dimilikinya, maka keputusan bisnis menjadi ikut terganggu.

Ketika Data Tidak Lagi Mencerminkan Kenyataan

Dalam dunia ritel dikenal istilah inventory shrinkage.

Artinya sederhana.

Sistem mencatat ada 100 unit barang.

Namun ketika dilakukan pengecekan fisik, ternyata hanya tersisa 95 unit.

Lima unit tersebut hilang.

Penyebabnya bisa bermacam-macam.

Pencurian.

Kesalahan administrasi.

Kerusakan.

Barang hilang di gudang.

Kesalahan input.

Atau proses operasional yang tidak terkendali.

Masalahnya bukan pada lima unit itu.

Masalahnya adalah ketika kejadian tersebut berlangsung setiap hari, di ribuan toko, selama bertahun-tahun.

Kebocoran Kecil Selalu Terlihat Sepele

Banyak pemilik usaha tidak panik ketika kehilangan satu dus barang.

Begitu pula ketika stok kurang beberapa unit.

Mereka menganggapnya sebagai hal yang wajar.

Padahal kebocoran besar hampir selalu dimulai dari toleransi terhadap kebocoran kecil.

Ketika selisih stok tidak segera diselidiki, organisasi sedang mengirimkan pesan bahwa penyimpangan masih dapat ditoleransi.

Semakin lama, penyimpangan berubah menjadi kebiasaan.

Mengapa Hal Ini Terjadi?

Dalam pengendalian internal, terdapat prinsip yang sangat penting:

“Apa yang tidak diukur, tidak akan pernah benar-benar dapat dikendalikan.”

Banyak organisasi memiliki sistem inventori.

Namun tidak semua memiliki sistem pengendalian inventori.

Perbedaannya sangat besar.

Sistem inventori hanya mencatat barang.

Sistem pengendalian inventori memastikan catatan tersebut sesuai dengan kondisi nyata.

Pelajaran untuk UMKM

Kesalahan seperti ini tidak hanya terjadi pada perusahaan raksasa.

Justru UMKM sering menghadapi pola yang sama.

Kasir sekaligus mengelola stok.

Petugas gudang sekaligus mencatat kartu stok.

Bagian pembelian sekaligus menyetujui barang yang diterima.

Stock opname hanya menjadi formalitas.

Tidak ada investigasi ketika ditemukan selisih.

Nominal kerugiannya memang lebih kecil.

Namun mekanismenya identik.

Empat Benteng Pengendalian Inventori

Agar kebocoran tidak berkembang menjadi kerugian besar, setiap bisnis sebaiknya memiliki empat fondasi berikut.

1. Pencatatan Real-Time

Setiap barang masuk dan keluar harus langsung tercatat.

Semakin lama jeda pencatatan, semakin besar peluang terjadinya selisih.

2. Stock Opname Berkala

Bukan sekadar menghitung barang.

Tetapi mencocokkan antara data sistem dan kondisi fisik, lalu mencari penyebab jika terdapat perbedaan.

3. Pemisahan Tugas

Orang yang mengeluarkan barang sebaiknya berbeda dengan orang yang mencatat stok.

Begitu pula proses audit dilakukan oleh pihak yang independen.

Prinsip ini dikenal sebagai Segregation of Duties, salah satu fondasi utama pengendalian internal.

4. Investigasi Setiap Selisih

Tidak ada selisih yang dianggap terlalu kecil.

Karena hampir semua kerugian besar berawal dari penyimpangan kecil yang diabaikan.

Ilustrasi perusahaan ritel besar yang mengalami kemunduran dengan latar gudang dan sistem inventori, menggambarkan pentingnya pengendalian stok, stock opname, dan sistem inventori yang akurat untuk mencegah kerugian bisnis.

Penutup

Sejarah bisnis menunjukkan bahwa perusahaan besar jarang runtuh karena satu kesalahan besar.

Mereka biasanya melemah akibat ribuan kesalahan kecil yang dibiarkan terus terjadi.

Sistem inventori bukan hanya soal mengetahui berapa banyak barang di gudang.

Ia adalah fondasi kepercayaan terhadap seluruh keputusan bisnis.

Karena bagaimana mungkin sebuah perusahaan dapat mengelola penjualan, pembelian, arus kas, dan keuntungan, jika mereka sendiri tidak benar-benar mengetahui aset yang dimilikinya?

Bisnis tidak selalu bangkrut karena kehilangan pelanggan. Terkadang, bisnis melemah karena kehilangan kendali atas barang yang sebenarnya sudah mereka miliki.